Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Wykonanie usługi przygotowania i realizacji kampanii pn. „Jak szkoła to dwa koła”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Miasta Gdyni

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 191675557

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54

1.5.2.) Miejscowość: Gdynia

1.5.3.) Kod pocztowy: 81-382

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: wydz.inwestycji@gdynia.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://bip.um.gdynia.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Wykonanie usługi przygotowania i realizacji kampanii pn. „Jak szkoła to dwa koła”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-24531bdc-670a-4dd7-96f5-20a41eff9773

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00350445

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-07-29

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00041480/08/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.22 Organizacja kampanii informacyjno-promocyjnej pn "Jak szkoła to dwa koła" dla uczniów szkół ponadpodstawowych w ramach pilotażu "zbierania danych" w ramach projektu SUMPs for BSR"

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

SUMPs for BSR – enhancing effective Sustainable Urban Mobility Planning for supporting active mobility in BSR cities

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl/pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 7.1. Przedmiotowe postępowanie jest prowadzone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia (https://ezamowienia.gov.pl). Komunikacja w postępowaniu odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452) [dalej rozporządzenie ws. komunikacji elektronicznej](Dz.U. z 2020 r. poz. 2452) opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem typu zewnętrznego lub wewnętrznego. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny). Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie
e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Stosownie do art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio Wykonawca pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu [dalej jako „dane osobowe”], jest Gmina Miasta Gdyni reprezentowana przez Prezydenta Miasta Gdyni, Gdynia 81-382, al. Marszałka Piłsudskiego 52/54, umgdynia@gdynia.pl , tel.: +48 58 626 26 26.
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, można kontaktować się z Inspektorem ochrony danych za pośrednictwem adresu: e-mail: iod@gdynia.pl lub adresu do korespondencji: 81-382 Gdynia, Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54.
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie podstawowym, podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 275 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej jako „ustawa Pzp”)
4. W związku z faktem, iż niniejsze zamówienie realizowane jest w ramach projektu SUMPs for BSR współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Interreg Region Morza Bałtyckiego dane osobowe będą również przetwarzane zgodnie z umową o dotację, obowiązującymi w tym zakresie rozporządzeniami Parlamentu Europejskiego i Rady, przepisami prawa krajowego oraz innymi zasadami i regulacjami dotyczącymi realizacji ww. projektu.
5. Odbiorcami danych osobowych mogą być: podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, w tym podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp, podmioty realizujące audyt i kontrole w ramach ww. Programu, firmy świadczące usługi z zakresu serwisu i asysty technicznej systemów informatycznych i programów dziedzinowych w Urzędzie Miasta Gdyni oraz operator pocztowy, z którym zawarta została umowa na świadczenie usług pocztowych i kurierskich.
6. W związku z faktem, iż niniejsze postępowanie przeprowadzane jest w ramach ww. projektu dane osobowe będą przechowywane zgodnie z zachowaniem zasad trwałości, aż do czasu wypełnienia obowiązku archiwizacji dokumentów projektowych.
7. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp. Niepodanie danych osobowych może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, co skutkować może wykluczeniem Wykonawcy z postępowania lub odrzuceniem jego oferty.
8. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
9. Osoby, których dane osobowe dotyczą, posiadają:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych,
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych,
3) na podstawie art.18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Osobom, których dane osobowe dotyczą, nie przysługuje:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: UI.271.1.7.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na przygotowaniu i zrealizowaniu kampanii pn. „Jak szkoła to dwa koła” w 17 gdyńskich szkołach ponadpodstawowych.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) Wsparcie pracy koordynatorów szkolnych uczestniczących w kampanii;
2) Organizacja konkursu rowerowego w ramach kampanii np. „Jak szkoła, to dwa koła”;
3) Organizacja i dystrybucja śniadań dla uczestników konkursu rowerowego;
4) Organizacja wyjść edukacyjno-rekreacyjnych dla trzech zwycięskich szkół;
5) Zakup dwóch rowerów elektrycznych dla szkół biorących udział w kampanii;
6) Organizacja konkursów promocyjno–edukacyjnych w ramach kampanii:
a) Konkurs na filmik opublikowany w mediach społecznościowych pt. „Dwa koła i do przodu”;
b) Konkurs na zdjęcie pt. „Najbardziej stylowy rowerzysta”;
c) Konkurs w technice dowolnej pt. „Kierownica, dwa pedały i wpływ na środowisko mamy”;
7) Wsparcie techniczne i organizacyjne wybranych przez Zamawiającego 5 inicjatyw szkół;
8) Zaangażowanie influencera w działania kampanii oraz oprawa techniczna/organizacyjna inicjatyw organizowanych z jego udziałem;
9) Organizacja zakończenia kampanii i wręczenia dyplomów i nagród dla:
a) koordynatorów szkolnych;
b) uczestników konkursu rowerowego;
c) uczestników konkursów promocyjno - edukacyjnych;
d) trzech zwycięskich szkół oraz podziękowań dla pozostałych szkół uczestniczących w kampanii;
10) Działania promocyjno-informacyjne nt. przedmiotowej kampanii.
3.3. Szczegółowy zakres oraz sposób realizacji został zawarty w Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwany dalej „OPZ” załącznik nr 1 do SWZ), a także dyspozycje Zamawiającego zawarte w Projektowanych postanowieniach umowy (zwane dalej „PPU”, załącznik nr 9 do SWZ).
3.4. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego przysługujące mu majątkowe prawa autorskie do materiałów będących przedmiotem zamówienia.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79342200-5 - Usługi w zakresie promocji

79341400-0 - Usługi prowadzenia kampanii reklamowych

34422000-7 - Rowery z silnikiem

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-11-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin dostawy rowerów elektrycznych

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie kierownika zespołu

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: I. Z ofertą: oświadczenia lub dokumenty, o których mowa w pkt 9.2 SWZ (jeżeli dotyczy).
II. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia, o których mowa w Rozdziale IX SWZ:
1) 1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1616 z późn. zm.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (wzór stanowi załącznik nr 6 do SWZ);
2) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wskazanych przez Zamawiającego (wzór stanowi załącznik nr 7 do SWZ).
III. Z10.3. Zamawiający wymaga, aby w sytuacji, gdy oferta Wykonawcy, który wykazując się spełnieniem warunków udziału w postępowaniu polegał na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 118 ust. 1 ustawy Pzp, została uznana za najkorzystniejszą, Wykonawca przedstawił w odniesieniu do tych podmiotów dokumenty, wymienione w pkt 10.2.2 ppkt 2) SWZ, potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: I. Z ofertą:
1) Wykonawca, który polega na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (wzór stanowi załącznik nr 4 do SWZ).
2) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (wzór stanowi załącznik nr 8 do SWZ).
II. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w Rozdziale VIII pkt 8.1.2 SWZ:
1) 1) wykaz usług odpowiadających warunkowi określonemu w pkt 8.1.2. ppkt 1) SWZ, wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy; w przypadku powołania się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca bezpośrednio uczestniczył; wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 5 do SWZ;
2) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usługi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (wzór stanowi załącznik nr 5a do SWZ).

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-08-07 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-08-07 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-09-06

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE